LA CREACIÓN DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO DE LA SECRETARÍA DE SALUD



Tiene su antecedente en la década de los 80 del siglo XX. Según el documento “Diagnóstico de las unidades de archivo de la Secretaría de Salubridad y Asistencia” fechado en marzo de 1981, realizado por la Coordinación de Archivos Administrativos del Archivo General de la Nación de la Secretaría de Gobernación, es resultado de un primer esfuerzo por ordenar la documentación y archivos del Poder Ejecutivo, para, en una primera etapa, “…resolver los numerosos problemas que afronta la administración pública de documentos” que “posibiliten el funcionamiento eficaz de los archivos de las Secretarías y Departamento de Estado…” El documento, consta de 143 páginas, en el cual se plasma información metodológica, organizacional y normativa de la dependencia de aquellos años; además de conceptos, procedimientos y normas técnicas archivísticas; así como cédulas de datos y sugerencias de mejora de la entonces Secretaría de Salubridad y Asistencia, hoy Secretaría de Salud.
La siguiente etapa, conlleva a institucionalizar en la dependencia, “…la unidad central de administración de documentos…” mediante el “ACUERDO número 58 por el que se crea el Sistema de Documentación y Archivo de la Secretaría de Salud y el Centro que lo coordina”, publicado el 06 de febrero de 1986 publicado en el Diario Oficial de la Federación. Con este Acuerdo, se crea el Centro de Documentación y Archivo de la Secretaría de Salud, dependiente de la Oficialía Mayor, para integrarse al Sistema Red de Archivos que se conformaba para toda la Administración Pública Federal en ese momento, así como “…responder a la política…[emanada del] Centro de Documentación de la Gestión Gubernamental de la Presidencia de la República y el Archivo General de la Nación.
Para tal finalidad, se decide constituir el Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo (COTECUCA), con el Centro de Documentación y Archivo como miembro integrante, que funcionó como instancia de coordinación colegiada y sesionó bajo la dirección del Archivo General de la Federación hasta la entrada en vigor de la Ley Federal de Archivos en enero de 2012.
El Centro de Documentación y Archivo, junto con las áreas y unidades de la dependencia y un Comité Técnico Interno de Administración de Documentos integró el “Sistema de Documentos y Archivo” de la dependencia y tuvo las funciones de coordinarlo, para promover la integración y operación de las bibliotecas, hemerotecas y bancos de información, así como identificar y captar los materiales informativos y documentales, publicaciones y ediciones de todo tipo producto de la dependencia en el desempeño de sus funciones, para su catalogación, clasificación y tematización según correspondiera a la tipología documental y ponerlo a disposición de los usuarios.
Con esta disposición, el Archivo Histórico de la Secretaría de Salud creado desde 1945, queda adscrito al Centro, el cual funge como área para albergar y concentrar el conocimiento generado por la dependencia en materia de salud a través de sus publicaciones, revistas, etc. y por otro lado, de la memoria informativa y evidencial de la institución plasmada en los documentos de archivo, expedientes, material audiovisual, fotográfico, fílmico, etc. en cumplimiento de sus funciones. Así mismo, en dicha norma, se determina que el Centro de Documentación y Archivo, debe fungir como “vínculo institucional permanente entre la Secretaría y la Unidad de la Crónica Presidencial de la Presidencia de la República”.
El 19 de abril de 1993 se publica en el Diario Oficial de la Federación el “ACUERDO número 109 por el que se reestructuran el sistema de documentación y archivo de la Secretaría de Salud y el centro que lo coordina, así como el comité técnico interno de administración de documentos” por el cual el Centro de Documentación y Archivo pasa a ser el actual Centro de Documentación Institucional (CDI) de la Secretaría de Salud y se establece que “…tendrá por objeto la elaboración, emisión y aplicación de las normas, políticas y metodologías en materia de administración de documentos…”, además de fungir como “...centro de referencia en materia de documentos de salud y administración pública...”, “...Unidad Central de Administración de Documentos de la Secretaría y ser el enlace institucional con el Archivo General de la Nación”, así como continuar como vínculo con la Unidad de Crónica Presidencial. Con esta disposición queda adscrito al CDI el Archivo de Concentración y se reorganiza el sistema para que mediante convenios, el CDI pueda integrar a los organismos descentralizados, desconcentrados y de las entidades federativas para integrarlos al Sistema de Documentación y Archivo de la Secretaría de Salud.
El 28 de mayo de 2003, se publica en el Diario Oficial de la Federación, el “ACUERDO por el que se designa a la Unidad de Enlace y se integra el Comité de Información de la Secretaría de Salud”, con el objeto de cumplir con la reciente Ley Federal de Transparencia y Acceso a Información Pública Gubernamental. Con esta medida, el CDI queda adscrito a la Dirección General de Tecnologías de la Información y en el mismo acto, la Titularidad de la Unidad de Enlace queda designada a esta Dirección General y al Centro de Documentación Institucional se le asignan las funciones de apoyo operativo de la Unidad de Enlace.
Hacia 2004, el CDI desempeña las funciones necesarias para dar cumplimiento a los “LINEAMIENTOS Generales par a la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal” que derivan del artículo 32 de la citada ley; elabora todos los instrumentos de control y consulta archivística que deriva de los mismos y en 2009 el Titular de la Secretaría de Salud nombra ante el Archivo General de la Nación a la Dirección del CDI, como Responsable del Área Coordinadora de Archivos de la Secretaría de Salud.
El 23 de enero de 2012, se publica en el Diario Oficial de la Federación la Ley Federal de Archivos, al cual da cumplimiento la Dirección del CDI en su calidad de Área Coordinadora de Archivos de la Secretaría de Salud.

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